Vous envisagez de vous porter candidat à un job de secrétaire administratif ? La première étape va être de construire le parfait CV de secrétaire administratif que vous pourrez soumettre par email ou par écrit à un service RH, accompagné d’une belle lettre de motivation bien sûr.
Votre CV de secrétaire administratif doit conquérir le recruteur
Un CV est un document à la fois facile et complexe à rédiger :
- Facile, car il doit donner envie à votre recruteur d’en découvrir plus sur vous au premier coup d’œil.
- Complexe, car il faut fixer la bonne répartition entre infos judicieuses et infos futiles.
Vous devez savoir que les recruteurs n’accordent que très peu de temps à la première lecture d’un CV (environ une minute). Il faut donc arriver à capter l’attention sans en faire des tonnes ! En effet, en France, le CV est un document qui doit respecter des normes et qui ne doit pas être trop original (sauf exception). Il faut donc rester le plus sobre possible tout en amenant une légère touche d’originalité : là réside la difficulté ! Pour rédiger un excellent CV, il y a plusieurs parties de votre vie qu’il faut absolument mentionner !
Pour vous simplifier la démarche, nous vous expliquons comment renseigner les différentes zones thématiques de votre CV de secrétaire administratif afin qu’il soit attractif immédiatement pour votre futur patron !
Exemple & Modèle de design du CV réussi
Même si le design du CV parfait n’existe pas, il y a tout de même une disposition de CV qui marche mieux que les autres.
Divisez votre CV en 2 parties distinctes
La 1ère partie est un espace de 30% de la largeur de la feuille sur toute la hauteur du CV. Cette partie contiendra toutes vos infos personnelles : de votre état civil à vos loisirs en passant par vos hard skills et soft skills, comme vos compétences en langues étrangères et logiciels technologiques. La photo, si vous en mettez une, sera en haut de cette grande marge.
Des blocs bien distincts et identifiables
La deuxième partie sera totalement en rapport avec votre parcours scolaire et professionnel. L’employeur sait que c’est dans cet espace qu’il trouvera tout ce dont il a besoin pour juger de votre niveau pour le job à pourvoir. C’est en haut de ce bloc que vous devrez rédiger une accroche pour retenir l’attention de l’employeur.
Mettre une photo ou pas sur un CV ?
Il est tout à fait possible de ne pas ajouter de photo sur votre CV. Ce n’est pas une obligation et vous pouvez même vous y opposer si un recruteur l’impose, car c’est illégal. Mais généralement, c’est un vrai plus de la joindre parce que cela donnera de la vie à votre CV.
Si vous ajoutez une photo, faites attention à ce qu’elle soit de qualité et à jour. Évitez de joindre une photo floue, mal cadrée ou qui a 20 ans d’ancienneté. Idéalement, elle doit être similaire à celle de votre profil Linkedin si vous en avez un. Cela donnera de la cohérence à votre profil.
Accroches en haut du CV
Un grand nombre de candidats ne précisent pas le job qu’ils convoitent. Pourtant, citer le métier que l’on recherche est un bon point. Cette partie doit préciser le domaine et le poste visé. La phrase se doit d’être courte et précise pour des raisons de lisibilité. Par exemple : Secrétaire administratif à temps complet. Vous pouvez ajouter une mini-description du style « Secrétaire administratif à temps complet : sérieux, réactif et ambitieux ».
Informations personnelles
Cette section se place généralement en haut à gauche de votre CV. Elle doit être complète afin que le recruteur ait toutes les informations majeures à votre sujet : nom, prénom, âge, adresse mail, numéro de portable, permis B. N’oubliez pas que l’état civil est la première chose que le recruteur lit, il faut donc bien présenter cette rubrique. Pour ce qui est de la situation de famille ou de la citoyenneté, elles ne sont pas nécessaires. Elles peuvent même vous desservir dans certains cas (exemple : je suis divorcé et j’ai quatre enfants).
Expériences professionnelles pour être Secrétaire administratif
Cette partie du CV est la section la plus stratégique. Vous devez résumer en quelques mots toutes les fonctions que vous avez déjà effectuées. Il faut à la fois être précis et concis. Si vous avez un grand nombre d’expériences professionnelles, précisez les expériences en lien étroit avec le poste espéré. Il serait inutile de préciser que vous avez fait dog-sitting si vous recherchez un emploi dans l’informatique par exemple.
Tout est question de logique et de bon sens ! N’oubliez pas qu’un CV, c’est 1 page ou 2 pages maximum. Il faut donc bien rédiger les contenus et mentionner les éléments qui ont un lien avec le type de profession recherché. Précisez les dates (juin à septembre 2014, par exemple), le nom de la précédente entreprise, la ville (ou le pays si c’est à l’étranger) et vos missions.
Formation & Diplômes
Cette section est aussi importante. Il faut bien entendu renseigner tous vos diplômes, en indiquant éventuellement le programme de la formation de façon très brève et indiquer tout ce que vous maitrisez. Cette section vous permettra de mettre en valeur toutes les qualifications et compétences.
Si vous avez rédigé un mémoire dans le cadre de vos études, précisez-le.
Exemple de présentation de CV de secrétaire administratif
Compétences spécifiques
Maintenant que l’employeur en sait plus sur votre cursus et vos expériences, vous pouvez lui indiquer ce qu’on appelle les « hard skills » et les « soft skills ». En français, on parle plutôt de savoir-être et savoir-faire.
Vos savoir-faire
Cette partie aborde vos expertises spécifiques dans des domaines comme les langues étrangères ou l’informatique. Dans chaque cas, n’hésitez pas à préciser des points qui expliqueraient chaque compétence en étant précis sur votre niveau (débutant, bilingue…) et les noms précis des outils, par exemple PrestaShop, Word ou encore Discord. N’indiquez pas de compétences que vous ne maitrisez pas ou ne connaissez que de nom.
Vos savoir-être
Cette section est un peu moins objective, mais reste importante car elle répond à la question « quelles sont vos qualités ? », qui est généralement soumise en rendez-vous. C’est donc l’occasion d’y répondre par avance en restant le plus honnête possible. Utilisez des termes professionnels comme « constructif », « proactif » ou encore « esprit d’équipe » par exemple.
Recommandations
Cette partie est fréquemment négligée par les candidats, alors qu’elle est tout à fait stratégique et peut être décisive au moment du choix définitif. Vos anciens patrons (ou professeurs) sont vos meilleurs atouts pour obtenir un travail. Précisez leur nom, leur profession et la société pour qui ils travaillent. Le recruteur aimera cette transparence et estimera que ces « mentors » vous soutiennent dans votre parcours professionnel. Bien entendu, ne donnez pas de nom de personnes qui ne vous apprécient pas ou qui ne vous soutiendraient pas. Cela serait contre-productif.
Loisirs & Centre d’intérêt
Cette partie est souvent considérée comme un fourre-tout pour de nombreux candidats. Il faut absolument éviter d’y indiquer des informations en désordre parce qu’on n’a pas pu les mettre ailleurs.
Dans cette section, vous devez indiquer des choses intéressantes et pertinentes que vous faites ou que vous avez faites. Ne surtout pas indiquer : livre, musique, faire du sport… surtout si cela n’a rien à voir avec le job visé !
Look & Feel de votre CV
Une mise en forme originale peut vous faire sortir du lot au milieu de vingtaines de CV. Mais, comme dit l’expression : « le mieux est l’ennemi du bien », méfiez-vous des design trop denses ou trop originaux. Le CV est avant tout un document devant être lu facilement et rapidement.
Quelle couleur employer
Vous avez envie de mettre des coloris dans votre CV pour le rendre plus joyeux. C’est normal et c’est une bonne initiative. Mais, il faut que vous sachiez bien deux points :
- Votre CV doit rester lisible, car trop de couleurs peut aboutir à une lecture difficile.
- Pensez à l’impression, car il y a une probabilité que l’employeur ou le service ressources humaines l’imprime avant une entrevue. S’il s’imprime mal, cela pourra être en votre défaveur.
Servez-vous des couleurs pour mettre joliment en exergue certaines sections et n’en choisissez pas plus de deux en plus du blanc et noir.
Police de caractère
La police de caractère joue aussi son rôle pour rendre un CV intéressant. Ne faites pas dans l’originalité car une police de caractère trop farfelue rendra votre CV quasi incompréhensible. Vous pouvez demeurer très classique avec de l’Arial, personne ne s’en formalisera. Si vous voulez quand même utiliser d’autres polices, n’en mettez pas plus de 2 différentes sur un CV : une pour les titres de parties et une pour les paragraphes.
Modèle de design de CV de secrétaire administratif
Nous devons tous un jour ou l’autre affronter le monde du travail afin de trouver un job. Lorsqu’une entreprise ou un commerçant recrute, le document exigé est le CV, tandis que la lettre de motivation n’est pas toujours demandée. Le but du CV est de plaire aux recruteurs en listant toutes vos expertises et vos différentes expériences afin que votre candidature soit retenue.
