Vous allez postuler pour un job de secrétaire administrative ? La première étape sera de réaliser le meilleur CV de secrétaire administrative que vous pourrez expédier par mail ou par courrier à un employeur, accompagné d’une belle lettre de motivation bien sûr.
Votre CV de secrétaire administrative doit capter le recruteur
Un Curriculum Vitae est un document en même temps simple et complexe à rédiger :
- Simple, car il doit donner envie à votre recruteur d’en apprendre plus sur votre profil au premier coup d’œil.
- Complexe, car il faut fixer la bonne répartition entre infos sérieuses et infos superflues.
Vous devez savoir que les employeurs ne consacrent que très peu de temps à la première lecture d’un CV (environ une minute). Il faut donc réussir à capter l’attention sans en faire des caisses ! En effet, en France, le CV est un document qui doit respecter des normes et qui ne doit pas être trop atypique (sauf cas particulier). Il faut donc rester le plus simple possible tout en amenant une petite pointe d’originalité : là réside la difficulté ! Pour rédiger un parfait CV, il y a plusieurs parties de votre vie qu’il faut impérativement préciser !
Pour vous faciliter la démarche, nous vous détaillons comment renseigner les différentes zones thématiques de votre CV de secrétaire administrative afin qu’il soit attractif instantanément pour votre futur employeur !
Exemple & Modèle de design du CV parfait
Même si le look du CV parfait n’existe pas, il y a cependant une disposition de CV qui marche mieux que les autres.
Divisez votre CV en 2 parties distinctes
La première partie est un espace de un tiers de la largeur de la feuille sur toute la hauteur du CV. Cette partie contiendra toutes vos infos personnelles : de votre état civil à vos hobbies en passant par vos hard skills et soft skills, comme vos aptitudes linguistiques et informatiques. La photo, si vous en mettez une, sera en haut de cette grande marge.
Des blocs bien séparés et identifiables
La deuxième partie devra être entièrement en rapport avec votre parcours scolaire et professionnel. L’employeur sait que c’est dans cet espace qu’il trouvera tout ce dont il a besoin pour évaluer votre niveau pour le poste proposé. C’est au début de ce bloc que vous devrez écrire une accroche pour retenir l’attention du recruteur.
Mettre une photo ou pas sur un CV ?
Il est réellement possible de ne pas joindre de photo sur votre CV. Ce n’est pas obligatoire et vous pouvez même vous y opposer si un recruteur l’exige, car c’est interdit par la loi. Mais généralement, c’est un vrai plus de la mettre parce que cela mettra de la consistance à votre CV.
Si vous ajoutez une photo, veillez à ce qu’elle soit qualitative et à jour. Abstenez-vous de mettre une photo ratée, mal cadrée ou qui a 10 ans d’ancienneté. Idéalement, elle doit être similaire à celle de votre CV Linkedin si vous en avez un. Cela ajoutera de la cohérence à votre candidature.
Accroches en haut du CV
Un grand nombre de candidats ne mentionnent pas le job qu’ils convoitent. Pourtant, mentionner le job que l’on recherche est un bon point. Cette section doit préciser le domaine et le métier visé. La phrase se doit d’être courte et efficace pour des raisons de lisibilité. Par exemple : Secrétaire administrative à temps complet. Vous pouvez ajouter une mini-description du style « Secrétaire administrative à temps complet : impliqué, dynamique et motivé ».
État civil
Cette section se place le plus souvent en haut à gauche de votre CV. Elle doit être complète afin que le futur employeur ait toutes les informations capitales vous concernant : nom, prénom, âge, adresse mail, numéro de téléphone, permis B. Sachez que l’état civil est la première chose que le recruteur regarde, il faut donc bien présenter cette rubrique. Pour ce qui est de la situation familiale ou de la citoyenneté, elles ne sont pas indispensables. Elles peuvent même vous desservir dans certains cas (exemple : je suis marié et j’ai quatre enfants).
Expériences professionnelles pour être Secrétaire administrative
Cette section du CV est la partie la plus stratégique. Vous devez résumer en quelques phrases toutes les tâches que vous avez déjà effectuées. Il faut à la fois être précis et bref. Si vous avez un grand nombre d’expériences professionnelles, indiquez les expériences en lien étroit avec le poste espéré. Il serait inutile de dire que vous avez fait du cat-sitting si vous recherchez un travail dans la logistique par exemple.
Tout est question de logique et de bon sens ! N’oubliez pas qu’un CV, c’est 1 page ou 2 pages maximum. Il faut donc bien écrire les contenus et mentionner les éléments qui ont un lien avec le type de profession recherché. Indiquez les dates (juin à septembre 2014, par exemple), le nom de la précédente société, la ville (ou le pays si c’est à l’étranger) et vos responsabilités.
Formation & Diplômes
Cette partie est aussi stratégique. Il faut bien sûr renseigner tous vos diplômes, en spécifiant éventuellement le programme de la formation de façon très brève et indiquer tout ce que vous avez acquis. Cette partie vous permettra de mettre en exergue toutes les qualifications et compétences.
Si vous avez réalisé un mémoire dans le cadre de vos études, indiquez-le.
Exemple de présentation de CV de secrétaire administrative
Compétences spécifiques
Maintenant que l’employeur en sait plus sur votre parcours et vos expériences, vous pouvez lui indiquer ce qu’on appelle les « hard skills » et les « soft skills ». En français, on dit plutôt de savoir-être et savoir-faire.
Vos savoir-faire
Cette rubrique aborde vos expertises spécifiques dans des domaines comme les langues étrangères ou l’informatique. A chaque fois, n’hésitez pas à préciser des points qui valoriseraient chaque compétence en étant précis sur votre niveau (débutant, bilingue…) et les noms exacts des outils, par exemple WordPress, Excel ou encore Discord. Ne mentionnez pas de compétences que vous ne maitrisez pas ou ne connaissez que de loin.
Vos savoir-être
Cette partie est un peu plus subjective, mais reste importante car elle répond à la question « quelles sont vos qualités ? », qui est généralement posée en rendez-vous. C’est donc le bon moment pour y répondre par anticipation en restant le plus factuel possible. Utilisez des termes professionnels comme « pragmatique », « réactif » ou encore « assertif » par exemple.
Recommandations
Cette partie est souvent oubliée par les candidats, alors qu’elle est tout à fait stratégique et peut être décisive quand arrive le choix définitif. Vos anciens employeurs (ou professeurs) sont vos meilleurs atouts pour décrocher un travail. Précisez leur nom, leur profession et l’entreprise pour qui ils opèrent. Le recruteur appréciera cette transparence et considèrera que ces « mentors » vous soutiennent dans votre parcours professionnel. Bien sûr, ne donnez pas de nom de personnes qui ne vous apprécient pas ou qui ne diraient pas de bien de vous. Cela serait contre-productif.
Hobbies & Centre d’intérêt
Cette partie est souvent considérée comme un fourre-tout pour de nombreuses personnes. Il faut absolument s’abstenir d’y mettre des choses en vrac parce qu’on n’a pas pu les indiquer autre part.
Dans cette partie, vous devez indiquer des choses intéressantes et pertinentes que vous pratiquez ou que vous avez faites. Ne surtout pas mettre : livre, musique, faire du sport… en particulier si cela n’a rien à voir avec le job convoité !
Design de votre CV
Une mise en page singulière peut vous faire sortir du lot au milieu de dizaines de CV. Mais, comme dit l’expression : « le mieux est l’ennemi du bien », méfiez-vous des design trop denses ou trop farfelus. Le CV est avant tout un document devant être lu facilement et rapidement.
Quelle couleur employer
Vous êtes tenté de mettre de la couleur dans votre CV pour le rendre moins austère. C’est normal et c’est une bonne initiative. Cependant, il faut que vous ayez en tête 2 choses :
- Votre CV doit rester lisible, car trop de couleurs peut aboutir à une lecture compliquée.
- Pensez à l’impression, car il y a une probabilité que l’employeur ou le service RH l’imprime avant un éventuel entretien. S’il ressort mal, cela pourra jouer en votre défaveur.
Servez-vous des couleurs pour mettre délicatement en avant certaines parties et n’en choisissez pas plus de deux en plus du blanc et noir.
Police de caractère
La police de caractère a aussi son rôle pour rendre un CV intéressant. Ne tombez pas dans l’originalité car une police de caractère trop originale rendra votre CV quasi incompréhensible. Vous pouvez rester très conventionnel avec de l’Arial, personne ne s’en formalisera. Si vous souhaitez quand même utiliser d’autres polices, n’en sélectionnez pas plus de deux différentes sur un CV : une pour les titres de sections et une pour les paragraphes.
Modèle de design de CV de secrétaire administrative
Nous devons tous un jour ou l’autre affronter le monde du travail afin de trouver un job. Lorsqu’une société ou un commerce embauche, le document exigé est le CV, tandis que la lettre de motivation n’est pas toujours exigée. Le principe du curriculum vitae est de séduire les employeurs en mentionnant toutes vos compétences et vos différentes expériences afin que votre demande d’entretien soit retenue.
